会議が終わるたびに、議事録作成に30分以上かかっていませんか？私も以前は、手書きのノートを見直しながら、重要な内容を拾い出し、メールで送付するまでに1時間近くを費やしていました。
しかし、ChatGPTを使えば、その苦痛から解放されます。会議の音声テキストや手書きメモをコピペするだけで、要点をまとめた議事録が3分で完成するのです。本記事では、実際のプロンプトテンプレートと運用方法を公開します。
ChatGPTで議事録を作成する前に準備すべき3つのこと
議事録作成を効率化する前に、準備段階が重要です。ChatGPTに入力するデータの質が高いほど、出力される議事録のクオリティも向上するためです。
まず第一に、会議の音声を「テキスト化」する必要があります。これは複数の方法で実現できます。Googleミートやズームなどのオンライン会議ツールには自動字幕機能が備わっていますので、これを活用するのが最も簡単です。対面会議の場合は、スマートフォンの音声レコーダーで録音したのち、「Google ドキュメント」の音声入力機能やMicrosoft Word の「文字起こし」機能を使えば、自動でテキスト化されます。
第二に、テキスト化されたデータに対して「簡易的な整理」を行うことで、ChatGPTの処理効率が大幅に向上します。例えば、発言者の名前を明記し、改行を挿入して読みやすくするだけでも、生成される議事録の精度が5～10%向上します。
第三に、議事録の「出力フォーマット」を事前に決めておくことが重要です。企業によって議事録の形式は異なります。決定事項・アクションアイテム・懸案事項を分ける企業もあれば、発言要旨をそのまま時系列で記載する企業もあります。ChatGPTにこの形式を明示することで、修正作業の手戻りが劇的に減少します。
実際のプロンプトテンプレート：決定事項とアクションアイテムを分ける方式
それでは、実際に使用できるプロンプトテンプレートを紹介します。このテンプレートは、決定事項（決まったこと）とアクションアイテム（実施すべき項目）を明確に分けるパターンです。多くの企業で採用されているフォーマットのため、応用性が高いのが特徴です。
【プロンプトテンプレート】
以下は〇〇年〇月〇日に開催された「××会議」の音声を文字起こしたものです。これを基に、議事録を作成してください。
【出力形式】
■会議名：
■開催日時：
■出席者：
■欠席者：
【議題1】△△について
・概要：
・決定事項：
・アクションアイテム（実施者、期限）：
・懸案事項：
【議題ごとに繰り返す】
【全体のアクションアイテム一覧】
|実施者|内容|期限|
|---|---|---|
【その他】
・次回会議日程：
・決定待ち事項：
---
【音声テキスト】
[ここに会議の文字起こしテキストを貼り付け]
このテンプレートを使用する際のポイントは、「箇条書き形式」で出力を指示することです。段落形式で出力されると、後から情報を抽出する際に手間が増えてしまいます。また、表形式でアクションアイテムをまとめるよう指示することで、誰が何をいつまでにやるのかが一目で理解できる議事録が完成します。
パターン別プロンプト：懸案事項を詳細に記載する場合
上記のテンプレートは「決定事項とアクション」に重点を置いていますが、企業によっては「懸案事項（未決定事項）」を詳細に記載したいケースもあります。特に経営層が参加する会議や、複数部門の協調が必要なプロジェクト会議では、次回の会議までに解決すべき問題が多く存在するためです。
その場合は、以下のプロンプトを使い分けてください。
【懸案事項重視型のプロンプト】
以下の会議テキストから議事録を作成してください。
特に以下の3点に注力してください：
1. 各議題ごとに「懸案事項」を分離し、その背景・原因・解決策の候補を記載する
2. アクションアイテムには、期限だけでなく「優先度（高・中・低）」を付与する
3. 会議中に「宿題」として明示された事項は、太字で強調する
【出力フォーマット】
■議題：
・決定した内容：
・懸案事項：
└背景・原因：
└提案された解決策：
└次回決定予定日：
・アクションアイテム：
|実施者|内容|期限|優先度|
|---|---|---|---|
---
【会議テキスト】
[貼り付け]
このプロンプトを使用することで、経営判断が必要な事項と現場レベルのアクションが明確に分離され、会議後のフォローアップがより効率的になります。
ChatGPTで議事録を作成する際の3つの注意点
プロンプトを完璧に用意していても、いくつかの落とし穴が存在します。実際に運用する中で気付いた注意点を3つ紹介します。
注意点1：音声の自動字幕の精度を過信しない
Googleミートやズームの自動字幕機能は、一般的な単語の認識精度は90%以上ですが、専門用語や固有名詞の誤認識率は20～30%に達することもあります。特に技術用語や社内用語が多い会議では、事前にChatGPTに「以下の用語は〇〇の意味で使用されています」と補足情報を提供することが重要です。
注意点2：会議の脈絡が失われることがある
音声テキストを単純にChatGPTに入力すると、発言の前後関係が不明確な場合、誤った解釈が生じることがあります。例えば「それは難しい」という発言が、前の発言の「承認」なのか「拒否」なのかが不明確だと、ChatGPTは誤った要約をする可能性があります。こうした場合は、テキストに「※〇〇氏の『それは難しい』は『××案には反対』という意味」といった注釈を追記することで、精度が向上します。
注意点3：出力後の校正作業は必須
ChatGPTが生成した議事録は、データソースとしては高精度ですが、100%完璧ではありません。特に以下の項目は必ず人間がチェックすべきです：決定事項の正確性（実は「検討する」段階だったのか「決定」だったのか）、アクションアイテムの期限（曖昧な表現「来週」→具体日に変換）、漏れている議題がないか。この校正作業に5～10分かかると考えておくことが、運用上の現実的な見積もりになります。
実践的なワークフロー：会議終了から議事録配信までの手順
理論だけでなく、実際のワークフローを紹介することで、あなたもすぐに実装できるようにします。
- 会議開始時（準備）
ズームやGoogleミートを使用している場合は、自動字幕機能を有効化する。対面会議の場合は、スマートフォンの録音アプリを起動する。 - 会議終了直後（テキスト化）
オンライン会議の場合は、チャットウィンドウのテキストをエクスポート。対面会議の場合は、録音ファイルをGoogle ドキュメントの音声入力機能にアップロードして自動字幕化。所要時間は1～3分。 - テキスト整理（3～5分）
発言者の名前を明記し、議題ごとに改行を挿入。誤った固有名詞や用語を修正。 - ChatGPT入力（1分）
上記のテンプレートプロンプトにテキストを貼り付けて実行。 - 校正・編集（5～10分）
出力されたテキストを読み直し、決定事項とアクションアイテムの正確性をチェック。期限を具体日に修正。 - 配信（1分）
関係者にメール送付またはSlack/チャットツールで共有。
合計所要時間は12～20分です。従来の手作業（30分～1時間）と比較すると、50～75%の時間短縮が実現できます。
ChatGPT以外の選択肢：Notion AI、Perplexity、Claudeとの比較
ChatGPT一択で判断するのではなく、他のAIツールとの比較検討も価値があります。
Notion AIは、Notion内でテキストを管理している場合、「Summarize」機能で自動要約が可能です。Notion内で会議記録をそのまま保管する場合は、統一性が高いメリットがあります。ただし、複雑なプロンプトの実行精度ではChatGPTに劣ります。
Claude（Anthropic）は、長文の処理能力がChatGPTを上回ります。90分以上の長時間会議の議事録を作成する場合は、Claudeの方が高精度な結果が得られる傾向があります。特にニュアンスの理解が必要な経営層向けの会議議事録では、Claudeの出力の方が洗練されていることが多いです。
Perplexityは、ウェブ情報を参照しながら要約するため、会議中に言及された外部情報（ニュース記事、市場データ）の背景情報を自動付与できるメリットがあります。ただし、機密情報を扱う会議には不向きです。
結論として、一般的な企業会議ではChatGPTで十分ですが、特殊なニーズがあれば他のツールの併用も検討する価値があります。
さらに詳しいChatGPTの活用方法を知りたい方はこちら
議事録作成の時間短縮で、あなたの人生が変わる
議事録作成という「つまらない作業」に毎週2～3時間費やしている人は、年間100時間以上をこの業務に充てていることになります。ChatGPTを導入すれば、その時間の75%が解放され、年間75時間のアタマを使う仕事に充てられるのです。
75時間あれば、新しいスキルの習得、副業プロジェクトの推進、または単純に疲弊した身体を休める時間に充てることができます。本記事で紹介したプロンプトテンプレートをコピーして、明日の朝一番の会議から実行してみてください。3回目の会議で、あなたはこの仕事の価値を身で感じるはずです。
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